Pilotierung – was bedeutet das?

Im Projektmanagement haben sich Pilotprojekte und in agilen Vorgehen Spikes und die Iteration 0 vielerorts durchgesetzt. Die Idee dahinter ist immer dieselbe: in einem kleinen Feldversuch möchten wir herausfinden, ob ein Vorhaben auf Akzeptanz stößt, wirtschaftlich und/oder technisch möglich ist. Wir überprüfen unsere Annahmen, bevor wir sie als gültig anerkennen, unsere Projekte darauf aufbauen und die dazugehörigen Investitionen tätigen.

Dies ist hier nicht anders: In der Pilotierung stellen wir die Konzeption auf die Probe, bevor wir sie für die gesamte Veränderungsinitiative ausrollen. Dafür grenzen wir einen Bereich der Veränderung ab, der als Pilot repräsentativ für die gesamte Veränderung ist. Wir erhalten dadurch:

• Erste fertiggestellte Liefergegenstände
• Erste fertiggestellte Dokumente
• Erste Lessons Learned

Die gesammelten Erfahrungen (Lessons Learned) können in die Konzeption rückgekoppelt, Hypothesen validiert oder korrigiert werden. Darüber hinaus bietet die Pilotierung die Gelegenheit für das Team, das gewählte Vorgehen zu üben und sich als Team einzuspielen.

Pilotierung – Wie machen wir das?

Bereits in der Konzeption identifizieren wir den Teilbereich der Veränderung, der sich gut als Pilot eignet. Er sollte möglichst repräsentativ für das gesamte Veränderungsvorhaben sein. Der Veränderungserfolg ist durch verschiedene Faktoren, insbesondere entlang der Aspekte des „Kaffee Belle“ (das Akronym steht für: Kommunikation, Aktion, Fortbildung und Formation, Evaluation des Erfolgs, Budget, Einheit, Logistik, Liefergegenstände, Expertenteam), beeinflusst. Diese umfassen strategische Elemente, wie beispielsweise die Einsatzhöhe von Finanzmitteln, Energie, Argumentationsarbeit und den Umfang von Maßnahmen. Auch taktische und operative Entscheidungen sowie die indirekte Einflussnahme über das Umfeld, das Engagement, die Kommunikation und die Animationsarbeit des Teams haben eine Auswirkung auf das Veränderungsergebnis. Diese Faktoren lassen sich erhöhen, reduzieren und variieren. In der für die individuelle Veränderung richtigen Dosierung und Kombination stellt sich der Erfolg ein. Insofern dient der Pilot auch dazu, mit den Dosierungen und Kombinationen zu experimentieren, um die richtige Zusammensetzung für das Vorhaben zu identifizieren.

Dadurch erlaubt der Pilot auch, Reaktionen auf diese Experimente zu beobachten, zu analysieren und Rückschlüsse zu ziehen. Veränderungen bewegen sich im Spannungsfeld zwischen Hebeln, Bremsen, Hindernissen und Widerständen. Sie durchlaufen Fort- und Rückschritte. Im Piloten versuchen wir daher schon zu erkennen, an welcher Stelle welche Aktionen bestimmte positive oder negative Reaktionen auslösen, um diese später gezielter steuern zu können. Das Team gewinnt damit an Handlungskompetenz und kann während des Gesamtvorhabens schneller und effektiver agieren.

Der Pilot ist dann am effektivsten, wenn er entlang der Key Change Indicators (KCI) gemessen wird, die auch für die gesamte Veränderung gelten sollen. Die Indikatoren sollten aussagekräftig und messbar sein. Je nach Ergebnis können wir über konkrete Aktionen und Maßnahmen nachdenken, um die Leistung in die gewünschte Richtung zu steuern. Für eine solide Evaluierung des Piloten empfiehlt es sich, möglichst diverse Feedback-Quellen heranzuziehen, um ein möglichst vollständiges Bild zu schaffen.

Neben der Überprüfung des Vorgehens, der Annahmen und Hypothesen der Konzeption, der Übung, dem Kompetenzaufbau und den gesammelten Erfahrungen unterstützt der Pilot auch die spätere Argumentationsarbeit, wenn das gesamte Veränderungsvorhaben ausgerollt werden soll. Ein positives Ergebnis ist der Beweis der Machbarkeit und motiviert durch den Erfolg. Doch selbst ein negatives Ergebnis stärkt die Argumentation für ein alternatives Vorgehen ungemein.

Auch wenn die Ergebnisse insgesamt positiv ausfallen, sind sie mit etwas Vorsicht zu genießen. Denn Komplexität wächst exponentiell mit der Größe eines Vorhabens. Dadurch können Gegenkräfte auftreten, die im kleinen Piloten nicht sichtbar oder sogar vorhanden waren. Insofern ist dies eine weiterer Aspekt, den wir in der Auswertung des Piloten berücksichtigen.