Konzeption – was bedeutet das?

Wir mögen uns völlig klar darüber sein, was wir verändern wollen, wie der Zielzustand aussehen soll und was unsere Ausgangslage ist. Das ist eine hervorragende Grundlage. In der Konzeption widmen wir uns der nicht weniger anspruchsvollen Frage, wie wir konkret zu diesem Zielzustand der Veränderung gelangen möchten:

• Wie sieht die konkrete Wegbeschreibung aus?
• Welche Maßnahmen ergeben sich daraus?
• Wie müssen diese kommunikativ, logistisch, finanziell, personell und mit Training flankiert werden?

Der Umfang und Grad der Detaillierung hängt von der Größe und Komplexität des Veränderungsvorhabens ab. Auf Basis der Diagnose und ggf. weiterführenden Untersuchungen konzipieren wir ein Vorgehen für die Umsetzung der gewünschten Veränderung.

Konzeption – Wie machen wir das?

Neben den Betrachtungen der Diagnose und weiterführenden Untersuchungen bildet die Einschätzung zu Hebeln, Bremsen, Hindernissen und Widerständen gegenüber der Veränderung die grundlegende Hypothese für die Konzeption. Einfache Veränderungen sind durch wenig technische Hindernisse, eine positive Grundeinstellung gegenüber der Veränderung sowie Verfügbarkeit von Teams und (finanziellen) Ressourcen gekennzeichnet. In diesen Situationen reicht ein einfaches Vorgehen unter Berücksichtigung der Aspekte, für die das Akronym „Kaffee Belle“ steht:

• Kommunikation
• Aktion
• Fortbildung und Formation
• Evaluation des Erfolgs
• Budget
• Einheit
• Logistik
• Liefergegenstände
• Expertenteam

Gute Veränderungsarbeit setzt immer eine starke, empfängerorientierte Kommunikation und Argumentation voraus. Sie muss den Empfänger aus der derzeitigen Wahrnehmung, Einstellung, Informations- und Wissensstand abholen. Die Dramaturgie orientiert sich an der Motivation, den Werten und den Interessen des Gegenübers. Nur dann gewinnt sie an Relevanz für den Empfänger und kann überzeugen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass in der Kommunikation nicht über-argumentiert wird. Über-Argumentation führt oft zu ungewünschten Interpretationen und Dramatisierungen, wird für eigene, ggf. gegenläufige Politik genutzt oder die miteinhergehende Über-Information ruft einen Ermüdungseffekt hervor mit dem Ergebnis, dass Informationen gar nicht mehr aufgenommen werden.

Aktion bezieht sich auf die operative Vorgehensweise und Planung. Je nach Natur, Größe und Komplexität der Veränderung bieten sich unterschiedliche Methoden und Ansätze an. Wir setzen dabei gerne auf unser Repertoire bewährter Methoden aus dem strategischen Management, operativen Management, Projektmanagement, Multiprojektmanagement, Programm-Management, Portfoliomanagement sowie dem agilen Management und agilen Projektmanagement und wählen mit Ihnen das oder die richtigen Werkzeuge für die Aufgabenstellung aus.

Zu einer erfolgreichen Veränderung gehören bekanntlich das „Dürfen“, das „Wollen“ und das „Können“. Fortbildung und Formation adressiert mit jeden dieser Aspekte und ist ein integraler Bestandteil einer jeden Begleitung. In der Aneignung einer Veränderung durchlaufen die Betroffenen und Beteiligten verschiedene Stadien angefangen mit dem Aufbau von Wissen, über die Anwendung dieses Wissens zur Angewöhnung und schlussendlich dem automatischen, intuitiven Abruf des Wissens in den richtigen Situationen. Dabei befinden sich die Betroffenen und Beteiligten oft in verschiedenen Ausgangsstadien und bewegen sich unterschiedlich schnell vom Wissensaufbau zur Automatisierung der Anwendung. Insbesondere bei großen und komplexen Veränderungen bedarf es deshalb einem hohen Maß an individualisierten, zielgruppenspezifischen Maßnahmen.

Evaluation des Erfolgs umfasst die Frage, wie wir feststellen können, dass wir mit unseren Maßnahmen auf dem richtigen Weg sind und die eingangs aufgestellten Hypothesen stimmen. Da unterschiedliche „Stakeholder“ auch unterschiedliche „Stakes“ (Anteile) und Interessen in der Veränderung haben, setzen wir mit Ihnen relevante Kenngrößen – sogenannte „Key Change Indicators“ (KCI) – für die verschiedenen Zielgruppen auf.

Unter „Budget“ verstehen wir darüber hinaus nicht nur die Planung und das Management der Kosten, sondern bei großen und komplexen Veränderungen mitunter globalere finanzwirtschaftliche Betrachtungen zur mit der Veränderung in Verbindung stehenden Investitionen, Risiken und Rückstellungen, Rentabilität und Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership).

Da Veränderungen meistens Verwirrung, Zweifel und Ängste hervorrufen, ist es umso wichtiger, dass die Führung Stabilität und Einheit vermittelt. Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu etablieren ist harte Arbeit und leicht zerstört, wenn das Führungsteam nicht geschlossen handelt. Die Veränderung benötigt mindestens ein Gesicht, das sie trägt und verkörpert. Bei einfachen Veränderungen kann eine Person dies abbilden, bei großen und kritischen Veränderungen wird ggf. ein ganzes Team dafür benötigt. Teambuilding, Aufbau und Pflege der Beziehungen im Team sind von größter Bedeutung.

Unter Logistik verstehen wir die Planung, Koordination und Sicherstellung, dass alles, was für die einzelnen Maßnahmen gebraucht wird, am richtigen Ort zur richtigen Zeit im funktionierenden Zustand vorzufinden ist.

Liefergegenstände umfassen die konkreten Veränderungsergebnisse oder –ergebnisbeweise, falls die Veränderung keine unmittelbar greifbaren Resultate erzeugt. Darüber hinaus gehören auch Dokumente und Visualisierungen zur Koordination und Strukturierung der Veränderung sowie auch zur Erinnerung, insbesondere an Absprachen, Vereinbarungen, Entschlüsse und Entscheidungen dazu.

Selten kann das Veränderungsmanagement einer einzigen Person überlassen werden, auch wenn eine Person die Gesamtverantwortung tragen sollte. Meistens sind ein multidisziplinärer Ansatz und ein entsprechend aufgestelltes Expertenteam von Nöten. Um schnell effektiv und leistungsfähig zu werden, sollten Teams ihre Arbeit mit intensiven Teambuilding-Maßnahmen beginnen. Punktuell werden immer wieder Experten oder Hilfskräfte hinzugezogen werden, wodurch ein Kommen und Gehen im Team unausweichlich ist. Dennoch sollte das Kernteam der Veränderung über den Verlauf der Veränderung möglichst stabil bleiben.

Dies sind die grundlegenden Gedanken, die in die Konzeption einfließen. Die Ausführlichkeit, der Grad der Detaillierung und Formalisierung richtet sich – wie eingangs bereits erwähnt – nach dem Bedarf, der Größe und der Komplexität der Veränderung. Bei einfachen Veränderungen ist es besonders wichtig, dass sie auch einfach gehalten und nicht unnötig belastet oder verkompliziert werden. Im Vordergrund stehen wenig Formalismus, ein schlankes „Kaffee Belle“ und sehr viel direkte und informelle Kommunikation.

Auch wenn die Veränderung kein Selbstläufer ist, sondern mit Bremsen, Widerständen und Hindernissen zu rechnen ist, bietet sich ein schlankes Vorgehen entlang der Aspekte des „Kaffee Belle“ an. In Ergänzung setzen wir ein aktives, effektives Risikomanagement ein, um die Bremsen, Widerstände und Hindernisse in den Griff zu bekommen.

Wir bezeichnen Veränderung als kritische und große Veränderungen, wenn schwerwiegende Bremsen, Widerstände und Hindernisse kein Risiko mehr darstellen, sondern mit Sicherheit zu erwarten sind. In diesen Fällen empfiehlt sich neben den Überlegungen entlang der „Kaffee Belle“ die Wahl einer konkreten Veränderungsstrategie. Die Methodologie des IMCM schlägt 21 Strategien für die typischen kritischen Veränderungsbilder vor, die wir als Grundlage für die Strategieentwicklung hinzuziehen.