Kick-off – was bedeutet das?

Jedes Projekt hat mittlerweile seinen Kick-off – meistens in Form eines Workshops oder einer Veranstaltung zu Beginn eines Vorhabens. Inzwischen haben auch virtuelle und digitale Versionen des Kick-offs Einzug in Form von Web- und Videokonferenzen in die Unternehmen genommen. Der Kick-off kann aber weitaus mehr beinhalten, wie beispielsweise:

• Vorbereitung der anstehenden Arbeiten
• Bearbeitung juristischer Themen, insbesondere solcher unter Schweigepflicht
• Qualifizierung und Teambuilding des Veränderungsteams
• Übung der Argumentation
• Organisation der Kick-off-Veranstaltung

Die Projektphase Kick-off startet mit dem finalen Konzept und endet mit einer offiziellen Kick-off-Veranstaltung. Wir schaffen uns mit dieser Phase eine geplante Zeit der Ruhe vor dem Sturm, um uns als Team zu sammeln und insbesondere die Aufgaben und Bereiche vorzubereiten oder sogar schon abzuschließen, die wir im Eifer des Gefechts schwer priorisieren können oder die das Potenzial haben, vernachlässigt zu werden. Damit reduzieren wir die Gefahr, Wichtiges zu vergessen oder zu verlieren sowie auch den Stress von schlechtem Multitasking. Die Kick-off-Veranstaltung markiert dann für alle sichtbar den offiziellen Startschuss des Vorhabens.

Kick-off – Wie machen wir das?

Bereits in der Konzeption identifizieren wir die Aufgaben und Bereiche, die wir in die Kick-off-Phase vorlagern können. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei vor allem dem Aspekt des Teambuildings. Denn ist einmal der Startschuss gefallen, muss das Veränderungsteam funktionieren und eine Einheit bilden. Das ist kein Selbstläufer. Wenn ein Team etabliert wird, besteht dieses zunächst aus einer Gruppe von Individuen, die meist in dieser Konstellation noch nicht zusammengearbeitet haben. Das Tuckman Model der Teamentwicklung ist immer noch eines der besten Beschreibungen und Orientierungshilfen, wie Teams sich von einer Gruppe zu einem leistungsstarken Team entwickeln können.

Forming, die erste Station des Modells beschreibt den Findungsprozess der Mitglieder im Team. Die Motivation ist normalerweise hoch, jedoch sind die Beziehungen untereinander, die gegenseitigen Erwartungen, die Verhaltens- und Arbeitsweisen der Einzelnen und Anforderungen der Veränderung noch unklar. Unsicherheit herrscht vor. Die Unsicherheit und die damit verbundenen Deutungen schlagen in der zweiten Phase des Modells, des Stormings, in Auseinandersetzungen und Konflikte um. Die Motivation sinkt. Zudem ist das Team auch hinsichtlich der Arbeitsanforderungen noch nicht sattelfest und arbeitet eher langsam. In der Station des Normings legen sich die Konflikte oder sie wurden aktiv von den Mitgliedern gelöst. Es entstehen Regeln und Normen der Zusammenarbeit und die Mitglieder beginnen zu kooperieren. Die gegenseitige Akzeptanz und die Leistung des Teams steigen. Die Teamentwicklung gipfelt in der Station des Performing, in der das Team zielorientiert und geschlossen ans Werk geht. Die Mitglieder kennen ihre Stärken, Schwächen und Interessen und haben verstanden, dass sie sich gegenseitig unterstützen und entlasten können. Die Motivation steigt durch gegenseitige Anerkennung, Akzeptanz und Wertschätzung. In Projektumgebungen gibt es zudem auch die Station des Adjourning, wenn das Team sich nach dem Projektabschluss auflöst. Insbesondere für Teams, die die Phase des Performing erreicht hatten, kann das Gefühle der Trauer und des Verlusts bei den Mitgliedern auslösen.

Die einzelnen Stationen stellen sich nicht unbedingt automatisch ein, sondern vor allem durch effektive Begleitung und Teambuilding. Unter Teambuilding verstehen wir dabei nicht nur die unter dem Schlagwort oft assoziierten Spaßveranstaltungen, wie der Besuch in Hochseilgärten o.ä., sondern auch die Nutzung von Projektaufgaben für diesen Zweck, wie beispielsweise die gemeinsame Dekomposition und Planung der Veränderungselemente. Auch die gemeinsame Bewältigung der vorgelagerten Aufgaben eignet sich hervorragend dafür. Ohne Teambuilding-Maßnahmen und Begleitung bleiben viele Teams im Storming verhaftet oder fallen immer wieder darein zurück.

Die Kick-off-Phase eignet sich sehr gut dazu, das Veränderungsteam von Forming mindestens zu Norming, wenn nicht zu Performing zu entwickeln. Damit entgeht man der Anstrengung, diese Entwicklung unter dem laufenden Rad, der Belastung und dem Stress der Veränderungsumsetzung durchlaufen zu müssen und kann von Anfang an als Team geschlossen auftreten – und das idealerweise schon in der Kick-off-Veranstaltung.

Je nach Art und Bedarf der Veränderung kann die Gestaltung und Zielgruppe der Kick-off-Veranstaltung unterschiedlich aussehen. Wichtig ist insbesondere, ein sichtbares Startsignal zu senden. Botschaft und Format der Veranstaltung ordnen sich der Zielsetzung und dem Teilnehmerkreis der Veranstaltung unter.